Det finns en skämtsam bild på några personer i grupp och texten ”Är du ensam och trött på att arbeta? Håll ett möte!”. Och vem har inte någon gång tänkt samma sak? I det här inlägget ger vi tre tips till dig som leder möten. Målet är att dina möten ska beskrivas som tydliga, effektiva och givande.
Innan vi kommer in på de tre tipsen vill vi poängtera en annan viktig sak: förberedelser. Du behöver själv ha tänkt igenom syftet med mötet för att kunna förmedla det till deltagarna. Behöver du hjälp med hur du kan förbereda ett möte eller en presentation på ett bra sätt, ladda ner vår guide på ämnet och återkom sedan till det här inlägget.
Start…
Min kollega Isabella uttrycker det bäst: ”Under en flygresa är riskerna störst vid start och landning. Därför tränar piloter extra mycket på sådana situationer. Samma sak gäller vid presentationer, och därför behöver vi också träna extra på inledning och avslutning.” Tänk igenom, och anteckna gärna, hur du vill inleda mötet. Dels kommer ni igång snabbt, dels startar ni med samma bild av vad mötet ska resultera i.
Tänk på vilken känsla du vill förmedla i inledningen, och hur du förmedlar den. Vill du skapa engagemang krävs det att det märks på hur du rör dig, hur du pratar, och vad du säger! Klargör också de praktiska detaljerna, som mötets:
- syfte
- agenda
- tidsåtgång
- eventuella förutsättningar, till exempel om alla behöver ha med sina mobiltelefoner till övningar
… och landning
Avslutningen är kanske ännu viktigare än inledningen. Allvarligt talat, om det fanns tio budord för möten skulle ”Du skall alltid sammanfatta” vara ett av dem. En tydlig sammanfattning bidrar till upplevelsen hos deltagarna av att mötet gett tydliga svar. Det är också enklare att på egen hand jobba vidare med det ni kommit fram till om en tydlig sammanfattning finns färskt i minnet.
Det finns flera bra sätt för att sammanfatta ett möte tydligt, till exempel:
- Visa agendan igen och sammanfatta kort det viktigaste från varje punkt.
- Låt deltagarna själva sammanfatta, i mindre grupper eller i helgrupp. Det ger dig en bra uppfattning om hur tydlig du varit.
- Visa de viktigaste punkterna på Powerpoint eller genom att skriva upp dem väl synligt. En varning: om du sammanfattar mötet i 15 punkter har du valt för många punkter. 3-5 stycken är mer rimligt för deltagarna att minnas.
Stäm av när du kan gå vidare
För att ni ska kunna gå effektivt framåt under mötet behöver du veta när du informerat tillräckligt för att ni ska kunna fortsätta, och när du först behöver förtydliga något. Ställ därför kontrollfrågor löpande, och var noggrann i hur du formulerar dina dem. Jämför till exempel ”Är ni med?” med ”Är det något av detta ni vill att jag förtydligar?” eller ”Vad vill ni att jag ger fler exempel på?”. De två senare alternativen uppmuntrar deltagarna att beskriva mer specifikt vad de vill ska förtydligas. Det gör det lättare för dig att ge mer konkreta förklaringar.
Har du varit tydlig i din introduktion till en övning kommer den också flyta på smidigare. Har alla deltagare klart för sig vad du vill få ut av diskussionstiden är det enklare för dem att snabbt styra sina diskussioner i rätt riktning. Vips – mer effektiv mötestid!
