Häromdagen plockade jag fram ett nästan två år gammalt mejl. Långt inne i mejlkorgens innersta vrår hittade jag det – och läste. Vem sjutton har skrivit det här mejlet? Det kändes främmande men avsändaren var glasklar, det var ju jag. Som jag mindes mejlet var det väldigt tydligt, men här såg jag svart på vitt flera ord som skulle kunna misstolkas. Dessutom fanns där ett stycke som skulle kunna uppfattas som lite kort, ja nästan en aning snäsigt. Jag som skriver så bra mejl! Alltid trevliga, tydliga och lättlästa. Eller…?
Vem är du i andras inkorg?
Varje dag skickas runt 270 miljarder mejl världen över. Förutom att kritiskt se över om det där mejlet verkligen behöver skickas alls, kan vi dra slutsatsen att de mejl vi skickar behöver vara välskrivna. Det gäller både för att spara på vår egen och på andras tid. Vi vet ju alla hur frustrerande det är att läsa det där otydliga och slarviga mejlet eller att mötas av en massiv vägg av ord. Vi känner också igen tacksamheten när det plingar till i inkorgen och vi öppnar ett lättläst mejl som avsändaren uppenbarligen lagt krut på att göra bra.
Hur känner andra när de öppnar dina mejl? Nu kommer vi till själva tesen i det här inlägget: hur ofta analyserar du dina egna och andras mejl med syfte att själv bli en mejlmästare, eller i alla fall ännu bättre på att skriva mejl? Om inte annat för att undvika att dina mejl orsakar ångestpåslag bara ditt namn dyker upp i kollegans inkorg. För att bli bättre behöver vi oftast en kombination av reflektion och feedback.
Några praktiska tips
Två praktiska tips för egen reflektion:
- Avsätt en tid för att läsa igenom både nyare och äldre mejl som du skickat. Hitta och skriv upp tre saker du tycker är bra i dina mejl och tre saker du tycker kan förbättras. Varför inte påminna dig själv med en post it-lapp?
- Gå igenom mejl från kollegor eller kunder i inkorgen och identifiera vad som gör vissa bra och andra mindre bra. Sno friskt från den första kategorin och undvik misstagen från den andra kategorin.
Två tips för feedback:
- Gå ihop med kollega, låt den andra läsa några mejl som ni skickat. Ge varandra feedback.
- Har en kollega skrivit ett riktigt bra mejl? Skicka ett feedbackmejl och berätta det! ”Tack för en tydlig och överskådlig sammanfattning, jag uppskattar verkligen punktlistan!”
Ett tips för att höja hela teamets mejlgame:
- Sätt upp exempel på inkomna mejl (mejlen kan vara fiktiva eller verkliga). Tävla i lag om att skriva det bästa, tydligaste eller trevligaste svaret. Ett bra sätt att vara kreativ och samtidigt ett tillfälle att samla in bra idéer från andra. Vill ni ta tävlingen ytterligare en nivå? Dela ut pris i olika kategorier som Bäst anpassning eller Superstruktur.
När du längtar efter mer läsning rekommenderar vi för det första vår guide med ytterligare fyra konkreta tips för att bli bättre på att skriva mejl. Läs också gärna vårt blogginlägg om vad som påverkar andras tolkningar av våra mejl.
