Den senaste tiden har du kanske, precis som jag, sett en hel del nyheter om 4 dagars arbetsvecka. Rörelsen förespråkar minskad arbetstid från fem till fyra dagar i veckan, men med bibehållen lön och produktivitet. Hur är det möjligt, är en fråga många ställer sig. Ett av svaren: bättre möten!
Hur hänger mötestid och 4 dagars arbetsvecka ihop?
Om man ska jobba 32 istället för 40 timmar i veckan, och fortfarande få ut samma effekt, behöver något uppenbarligen förändras. I många organisationer är möten ett område där förändringar skulle kunna ge en positiv effekt på hur den vi använder vår arbetade tid:
”Across the 76 companies we surveyed, we found that employee productivity was 71% higher when meetings were reduced by 40%. This is largely because employees felt more empowered and autonomous.”
– Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings, Harvard Business Review
Om ett minskat antal möten leder till högre effektivitet, behöver 4 dagars arbetsvecka alltså inte betyda lägre produktivitet.
Vilka möten kan ni ta bort?
Alla team och organisationer har olika behov. Kanske är det jätteviktigt för er att behålla ett veckomöte med information, eftersom det är den enda gången under veckan ni har möjlighet att samla alla kollegor. Småpratets inverkan på teamkänslan ska inte underskattas!
Med det sagt, om ni upplever ett behov av att reducera antalet möten är vår rekommendation att ni börjar utvärdera de här mötestyperna:
- Informationsmöten,
till exempel där chefen återger statistik från månaden innan. Funkar det lika bra att skicka ut informationen via mejl? (Kanske med en kort röstinspelning där chefen kommenterar de mest intressanta siffrorna…?) - Ofta förekommande möten.
Finns det möten som funkar lika bra en eller två gånger i månaden i stället för varje vecka? - Möten med många inbjudna.
Är en del av deltagarlistan inbjudna för att ni inte vill att de ska känna sig utanför? Prata med de berörda om hur de ser på mötena. Klargör att det går fint att hoppa över eller vara med på delar av ett möte.
Resonera er fram till om ni behöver fortsätta med mötena över huvud taget. Är ni osäkra så kan ni genomföra en testperiod och utvärdera för- och nackdelar efteråt.
Så gör ni bättre möten
Ett alternativ till att ta bort möten är att vara smartare med dess innehåll, och på så sätt minska den totala mötestiden. Några av våra bästa tips för att lyckas kan sorteras in under tre rubriker: i början av, under och i slutet av mötet.
I början av mötet
- Sätt ramar med agendan.
I våra mötesagendor brukar vi till exempel skriva ut tider, pauser och vilka agendapunkter som är främst informativa respektive ett tillfälle för delaktighet. Det sätter rätt förväntningar på vad punkterna innehåller. - Tydliggör förberedelser.
Om en agendapunkt kräver att deltagarna använder sin dator, skriv det i agendan och upprepa det när ni går igenom agendan. Tid som spenderas på att hämta grejer är onödig mötestid.
Under mötet
- Pausa frågor.
En fördel med att träffas i möten är att det ger upphov till nya tankar. De tankarna kan ibland tillåtas ta plats direkt. Ibland passar de bättre vid ett senare tillfälle, exempelvis när ni hunnit ta reda på mer fakta eller gett alla den bakgrundsinformation som behövs för att ta beslut. Det gör att ni inte lägger tid på att diskutera något som ändå behöver diskuteras på nytt längre fram. I de fallen kan ni sätta frågan på paus – vi ritar ibland en parkeringsskylt på vår whiteboard och skriver upp den där – tills tiden är inne. - Styr diskussioner.
Vi älskar diskussioner! Det är där vi får andra perspektiv, hittar nya idéer och förbättrar de befintliga. Med styrning från mötesledaren kan flera komma till tals på samma tid. Till exempel: tacka för en kommentar och styr till nästa (”Tack Nour, vad säger du Alfred?”) och förbered nästa talare (”Då har vi först Lennart, sedan Levi”). - Sätt punkt i diskussioner.
Ja, det är okej att avsluta en diskussion även om det finns mer att säga. I våra möten låter vi vem som helst säga ”Nu upplever jag att det viktigaste har sagts, ska vi stanna här?”. Det betyder en sista chans att sätta upp sig på talarlistan, därefter går vi vidare.
I slutet av mötet
- Sammanfatta.
Kan göras på olika sätt, till exempel av mötesledaren eller av deltagarna. Oavsett hur ni gör det är poängen att upprepa det viktigaste i slutet, så att det är färskt i minnet när ni lämnar. Koncentrera sammanfattningen till sådant som ska göras framåt. Exempel: ”Hassan skriver ihop en sammanfattning av diskussionen”, ”Greta skickar inbjudan till workshop om 4 dagars arbetsvecka”, ”Inför nästa möte har Pablo tagit reda på och skickat ut svaren på frågorna vi listat i Slack”.
—
P.S. Även om ni inte planerar att införa 4 dagars arbetsvecka – vad skulle ni kunna göra med den arbetstid ni sparar in på era nya, smartare mötesrutiner…? Träna? Meditera? Läsa?
Läs mer:
- Blogginlägg: Så leder du möten effektivt
- Guide: Hur du bemöter olika personligheter i möten
