Konsten att ge feedback är en värdefull egenskap för alla människor. Att ge och ta emot feedback på rätt sätt förbättrar arbetsmiljön och bidrar till både personlig och professionell utveckling.
Feedback är återkoppling på en persons beteende. Syftet kan antingen vara att beteendet ska upprepas eller att det ska förändras.
I den här artikeln kommer vi att utforska vilka sorters feedback som finns, hur du tar emot det på ett snyggt sätt samt hur du kan öva dig på att bli bättre på att ge feedback.
Så ta en god kopp kaffe så börjar vi från början – vad är egentligen feedback?
Innehållsförteckning
- Vad är feedback?
- Är det skillnad på konstruktiv och negativ feedback?
- Varför är konstruktiv feedback viktigt?
- Feedbacktrappan
- Hur tar man emot feedback på ett snyggt sätt?
- Så ger du feedback till kollegor på ett bra sätt
- Exempel på bra feedbackövningar
Vad är feedback?
Feedback kan delas in i olika kategorier. Exakt hur de definieras kan vara lite flytande i olika sammanhang och i vardagstal är det inte ovanligt att negativ och konstruktiv feedback används som samma begrepp. Så vi kommer att försöka definiera dem så tydligt som möjligt.
Vi använder begreppen positiv och konstruktiv feedback, men kärt barn har många namn. Läs nedan så får du se.
Positiv feedback
Positiv feedback är den typ av återkoppling som bekräftar och uppmuntrar mottagaren för det arbete eller de beteenden som denne har utfört. Man visar uppskattning helt enkelt, vilket fungerar som en positiv förstärkning av ett önskvärt beteende.
Det kan vara att uppmärksamma ett väl utfört arbete, särskilda insatser eller bedrifter. Eller att uttrycka tacksamhet för något som någon bidragit med.
Denna typ är avgörande för en bra arbetsmiljö där individer kan känna sig värderade och uppleva hög psykologisk trygghet på sin arbetsplats.
Skillnaden mellan beröm och positiv feedback är inte alltid helt tydlig. Vi brukar skilja dem åt genom att beskriva positiv feedback som en fördjupad version av beröm. Beröm är en kortfattad, uppmuntrande kommentar i stil med ”Vilken fin tröja!” eller ”Du är verkligen duktig på att skriva mejl!”.
Positiv feedback beskriver mer konkret vad som var bra och vilken effekt det gav.
Berömmet ”du är verkligen duktig på att skriva mejl!” kan vi göra om till positiv feedback, till exempel så här:
”Jag gillar att du alltid har tydliga mellanrubriker i dina mejl, det är så lätt att snabbt hitta det jag letar efter i långa mejl.”
”Det är så enkelt att läsa dina mejl med bra flyt, det märks att du varierat meningslängden.”
Konstruktiv feedback
Konstruktiv feedback är en återkoppling på hur någon kan förbättra sitt arbete eller sina beteenden. Den är tänkt att vara uppbyggande och målet är att underlätta utveckling och lärande.
Exempel på konstruktiv feedback kan vara förslag på hur mottagaren kan genomföra uppgifter mer effektivt eller hur denne kan utveckla nya färdigheter.
Konstruktiv feedback kan skapa känslor eller vara svår att ta emot för mottagaren. Därför är det bra att tänka igenom både vad man vill säga och hur man vill säga det när man ska ge konstruktiv feedback. Använd gärna våra tips längre ner i den här artikeln.
Man brukar säga att det är bra att ge fem gånger så mycket positiv som konstruktiv feedback.
Är det skillnad på konstruktiv och negativ feedback?
Det korta svaret är nej (så är du nöjd med det kan du hoppa vidare till nästa rubrik). Det finns ingen tydlig skillnad på negativ feedback och konstruktiv feedback, men det finns olika uppfattningar om vilket som är det bästa sättet att formulera feedback på.
Du kan alltså hitta två texter som båda använder begreppet negativ feedback, men som ger dig olika förslag på hur du ska formulera den.
Vi på Welingo använder begreppet konstruktiv feedback eftersom det underlättar för avsändaren att komma ihåg att formuleringarna ska hjälpa mottagaren att bli bättre i framtiden, snarare än att lyfta fram brister.
Begreppen konstruktiv kritik eller negativ kritik kan också användas, men speciellt det sistnämnda är ovanligt bland personer som jobbar med feedback.
Varför är konstruktiv feedback viktig?
Här är några anledningar till varför konstruktiv feedback är så viktig.
Förbättrar prestation och färdigheter
Genom att ge konkreta exempel och riktlinjer hjälper konstruktiv feedback individer att förstå exakt vad de behöver arbeta på för att förbättra sin prestation och utveckla sina färdigheter.
Framkallar positiv förändring
När återkoppling ges på ett tankeväckande och stödjande sätt, kan det inspirera mottagaren att göra positiva förändringar.
Bättre samarbete
Konstruktiv feedback främjar en kultur av öppenhet och ärlighet. Det uppmuntrar till dialog och diskussion, vilket kan leda till starkare relationer och bättre samarbete.
Mer hälsosam arbetsmiljö
När feedback ges på ett respektfullt och rättvist sätt, kan det stärka förtroendet mellan kollegor och ledare, vilket är avgörande för en hälsosam arbetsmiljö.
Identifierar utvecklingsmöjligheter
Konstruktiv feedback kan hjälpa människor att se sin egen potential och uppmuntra dem att ta ansvar för sin lärandeprocess.
Bidrar till en närvarande feedbackkultur
Att ge konstruktiv feedback är avgörande för att bygga och upprätthålla en stark feedbackkultur inom en organisation.
När individer känner att de kan ta emot och ge feedback på ett säkert och stödjande sätt bidrar detta till en öppen kommunikationsmiljö där alla känner sig värderade och engagerade. En sådan kultur uppmuntrar till ständig förbättring, öppenhet för nya idéer och innovativa lösningar.
Skapar psykologisk trygghet
Konstruktiv feedback spelar en avgörande roll i att skapa psykologisk trygghet inom team och organisationer.
Psykologisk trygghet innebär att människor känner sig säkra på att ta risker, göra misstag, och vara sårbara framför varandra utan rädsla för att bli dömda eller straffade.
Vi har skrivit en omfattande artikel på ämnet psykologisk trygghet som du kan läsa här.
Feedbacktrappan
Feedbacktrappan beskriver fem sätt att ta emot feedback: förneka, försvara, förklara, förstå, förändra. Modellen utvecklades för att hjälpa både den som ger och den som får feedback att förstå mottagarens beteende.
Stegen i feedbacktrappan
Så här ser trappans fem steg ut:
Förkasta
Första steget innebär att mottagaren slår ifrån sig feedbacken. Hen säger kanske ”Nej, så var det inte” eller menar att feedbacken är irrelevant.
Försvara
Mottagaren medger visserligen att det finns ett problem, men att det var någon annans fel. Mottagaren försvarar sitt beteende, till exempel genom att säga ”Jo, men jag var tvungen att göra så för att han…”.
Förklara
Ett steg som är ganska likt det tidigare. Mottagaren förklarar sitt beteende med någon typ av fakta, exempelvis ”Det är så jag har fått lära mig att jag ska göra”.
Förstå
Här uttrycker mottagaren – helt enkelt – att denne förstår feedbacken. Hen kan nicka eller ställa frågor för att få dig att ge fler exempel som ger ännu bättre förståelse.
Förändra / Fortsätta
I det sista steget uttrycker mottagaren inte bara att hen förstått feedbacken, utan förändrar också sitt beteende.
I de tre första stegen (förneka, försvara, förklara) slår mottagaren ifrån sig feedbacken. Personen kommer antagligen inte förändra sitt beteende.
Målet är att mottagaren ska ta sig upp till de två översta stegen (förstå, förändra). Här lyssnar mottagaren och är öppen för att använda återkopplingen som en källa till förbättring.
Den som ger feedback kan öka chansen för att mottagaren hamnar högt upp i trappan genom att välja ett bra tillfälle att leverera feedbacken, formulera sig väl och bjuda in till dialog med mottagaren.
Feedbacktrappan kan användas till flera syften
Förbättra kommunikation: Genom att förstå de olika stegen kan du, både som givare och mottagare, bli bättre på att kommunicera effektivt.
Öka självinsikt: Den hjälper dig att bli mer medveten om dina egna och andras reaktioner på feedback samt hur reaktionerna kan hanteras på ett utvecklande sätt.
Främja utveckling: Organisationer kan använda modellen för att skapa en kultur där feedback ses som en möjlighet till lärande och utveckling samt en naturlig del av arbetet.
Feedbacktrappan vid positiv feedback
Feedbacktrappan kan också förklara beteenden hos en person som tar emot positiv feedback. Visst har du till exempel hört någon säga ”Äsch, det var inte alls bra!” efter att ha fått beröm?
Typiskt exempel på att befinna sig längst ner i feedbacktrappan!
Den enda skillnaden på trappstegen när trappan används vid positiv feedback är det översta steget.
Det kan vi kalla för fortsätta med istället för förändra. En mottagare som tar emot positiv feedback på det översta trappsteget har förstått feedbacken, är medveten om vad beteenden får för positiva konsekvenser och väljer därför att fortsätta med det.
Hur tar man emot feedback på arbetsplatsen på ett snyggt sätt?
Här är några bra tips på hur du kan ta emot återkoppling på arbetsplatsen på ett bra sätt.
Lyssna aktivt
När du får feedback, lyssna aktivt och uppmärksamt utan att avbryta. Det kan vara utmanande, speciellt om feedbacken känns tuff att höra, eller för att du känner att du vill förklara dig.
När du lyssnar först och svarar sen visar du att du värderar andras perspektiv och är intresserad av att förstå deras synpunkter.
Säg tack och ställ öppna frågor
Efter att ha lyssnat, tacka personen för att denne har gett feedback. Det behöver inte innebära att du håller med om allt som sagts, men det erkänner att du uppskattar tiden och ansträngningen de lagt ner på att dela sina tankar med dig.
Om något är oklart, ställ frågor för att klargöra. Det hjälper dig att undvika missförstånd och ger en klarare bild av vad som har sagts.
Till exempel:
”Förstår jag rätt att det är… och inte… som du reagerade på?”
”Vill du säga en gång till vilka delar du tyckte jag skulle byta ut? Jag är inte säker på att jag hängde med på alla.”
Reflektera och agera
När du får återkoppling är det inte bara att nicka och hålla med – det handlar om att ta tag i tipsen och råden du får.
Reflektera över feedbacken innan du agerar. Ibland kan känslor komma i vägen, så ge dig själv tid att bearbeta informationen.
När du har smält feedbacken, identifiera konkreta steg du kan ta för att förbättra eller adressera de punkter som tagits upp.
Om feedbacken är positiv, fundera på hur du kan fortsätta att bygga på de framgångar som nämnts.
Bli inte defensiv eller argumentativ
Ibland kan feedback vara svår att smälta, speciellt om den levereras vid ett dåligt tillfälle eller var tuff att höra. Lyckas du ändå hantera situationen på ett snyggt sätt, kan vi lova att du kommer växa i andras ögon.
Känner du att du blir arg eller ledsen kan du till exempel säga ”Tack för att du sa det här. Jag behöver nog lite tid att ta in det du sagt, kan vi stämma av igen i eftermiddag?”
När ni ses igen kommer det garanterat kännas enklare att uttrycka dig mer balanserat. Det är heller inte ovanligt att det dyker upp frågor efter att man fått feedback – de kan du passa på att ställa här.
Känner du att den feedback du fått är orättvis eller baserad på ett missförstånd ska du så klart säga till. Även här rekommenderar vi att du låter lite tid gå innan du tar upp det med den person du fick feedbacken av. Det kommer vara enklare för dig att hålla dig saklig när känslorna fått landa och du kan till och med skriva ner några punkter du vill säga.
Ett sätt att starta en sån konversation är att säga ”Jag har haft tid att fundera på feedbacken jag fick igår. Jag vill gärna få ge mitt perspektiv, kan vi sätta oss ner i 10 minuter?”
Så ger du feedback till kollegor på ett bra sätt
Här är några av de bästa tipsen för att ge återkoppling som är både uppmuntrande och värdefull.
Vi använder oss gärna av vår VEV-modell; vad, exempel, varför.
Var specifik
När du ger konstruktiv feedback, undvik allmänna kommentarer och fokusera istället på specifika beteenden eller händelser. Detta gör det lättare för mottagaren att förstå och agera på vad du säger.
Förklara kort vad du vill ge återkoppling på.
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
Ge exempel
Ge ett mer konkret exempel på vad du menar och vad du vill se för ändring. För att fortsätta på exemplet ovan:
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
- Exempel: ”Oftast är det först i slutet av mötet som vi får tid att diskutera våra tankar. Om du skulle lägga in några minuters reflektion efter varje stor agendapunkt…”
Förklara varför
Avrunda med ett tydligt varför. Det är här den konstruktiva biten kommer in. Vi fortsätter på vårt exempel.
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
- Exempel: ”Oftast är det först i slutet av mötet som vi får tid att diskutera våra tankar. Om du skulle lägga in några minuters reflektion efter varje stor agendapunkt…”
- Varför: ”… skulle jag känna att jag var mer alert under hela mötet.”
Formulera dig med frågor
Det går även att formulera exempel eller varför som en fråga. Kolla här:
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
- Exempel: ”Har du själva några tankar kring hur du skulle göra det?” (Här får du vara beredd på att mottagaren kommer med ett annat förslag än det du själv tänkt. Välj om du tycker att det räcker med det förslaget eller om du vill addera ditt eget förslag.)
- Varför: ” Då skulle jag känna att jag var mer alert under hela mötet.”
Eller såhär:
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
- Exempel: ”Oftast är det först i slutet av mötet som vi får tid att diskutera våra tankar. Om du skulle lägga in några minuters reflektion efter varje stor agendapunkt…”
- Varför: ”… vad tror du att det skulle bli för skillnad jämfört med idag?”
Det bjuder in mottagaren på ett positivt sätt och öppnar för reflektion och diskussion.
Skapa en trygg feedbackkultur
En stark feedbackkultur innebär att många är bekväma – eller i alla fall okej – med att ge och ta emot feedback. Det är inte bara chefer som ger feedback till sina medarbetare, feedbacken kan lika gärna gå i motsatt riktning eller mellan två medarbetare.
En feedbackkultur är inte något man har eller inte har. Det är något man som team skapar genom att göra aktiviteter på temat feedback.
Säg till exempel att för ett år sedan var det framför allt i medarbetarsamtal som feedback levererades i ert team. Om ni idag regelbundet gör feedbackövningar i teamet och man kan höra kollegor ge varandra feedback i vardagen, så betyder det att ni har en starkare feedbackkultur idag än för ett år sedan.
Exempel på bra feedbackövningar
Att ge och ta emot feedback är en färdighet du har nytta av i flera sammanhang, från arbetsplatsen till personliga relationer. Här är några exempel på bra feedbackövningar du kan testa.
Feedbackkarusellen
Genomförande: Feedbackkarusellen är en övning där deltagarna i en grupp ger varandra positiv feedback. Tänk att ni sitter i en karusell och att alla ger feedback till personen framför.
Fördelar: Denna övning främjar en kultur av öppenhet inom gruppen. Genom att alla deltar aktivt i processen, får varje individ möjlighet att både ge och ta emot, vilket kan leda till ökad självmedvetenhet och gruppsammanhållning.
Öva på case
Genomförande: Ge feedback i påhittade eller verkliga case. Ni kan till exempel ta fram några dokument ni har skrivit tidigare, lyssna till kundsamtal eller spela in ett digitalt kundmöte. Formulera gärna feedbacken enligt vår VEV-modell. Många av våra deltagare brukar föredra att arbeta i par framför att formulera feedbacken enskilt.
Fördelar: Att ge feedback på case är ett bra steg för att börja känna sig trygg i hur man formulerar feedback. För den som är ovan känns det ofta mer avslappnat än att ge feedback ansikte mot ansikte med en kollega.
Ge dig själv feedback
Genomförande: Deltagarna får i uppgift att formulera positiv och konstruktiv feedback till sig själva i ett anteckningsblock. De lämnar vidare anteckningen till en kollega som läser upp feedbacken för den som skrivit den.
Fördelar: I den här övningen får deltagarna öva på flera saker. De tränar på att formulera feedback enligt VEV-modellen, på att leverera feedback till en annan person, och får också ett kvitto på om de lyckats formulera sig så tydligt att den som läser upp feedbacken förstår den.
Avslutningvis
Bra jobbat – du tog dig igenom en av våra längre artiklar! Vi hoppas att du hittat mycket värdefullt du kan ha nytta av i din vardag.
Om du tänker ”Det är lätt för dem att skriva en text om hur man ger konkret feedback. Svårare för mig som ska ge den på riktigt!” så har du helt rätt.
Kunskap som är enkel i teorin kräver ofta praktisk träning.
Därför genomför vi inte bara utbildningar. Vi tränar också individuellt med chefer och medarbetare, så att de känner att förmågan att ge konkret feedback bit för bit flyttar in i ryggraden.
Hör av dig i formuläret nedan om du vill veta mer om hur vi jobbar med feedbackträning.
