Distansmöten kan dela en grupp i två läger, där vissa älskar den effektivitet som ofta kommer med mötesformen. För den som är ovan med distansmöten kan de å andra sidan kännas som ett sämre alternativ till att träffas i samma rum, men så behöver det inte vara. Vi delar med oss av fyra tips som får era distansmöten att bli precis lika bra som era fysiska möten.
1. Tydlig mötesledare
Har du tänkt på hur vi ofta använder små signaler i kroppsspråket för att ge eller ta ordet? En person kan till exempel bara luta sig lite mer framåt, och alla förstår att den person vill prata. Sådana här signaler är av naturliga skäl svårare att uppfatta i distansmöten, så för att behålla tempot i ett distansmöte är det bra att ha en tydlig mötesledare. Låt det vara uttalat vem av er som ansvarar för att driva mötet framåt. Det går fint att ha olika mötesledare för olika agendapunkter. Se bara till att lämna över tydlig till nästa person.
2. Stäm av med frågor
Det kan kännas ovant att inte märka av lika mycket respons från sina kollegor när man pratar som man är van vid. Till exempel kanske alla inte har möjlighet att använda video, och du ser därför inte hur de reagerar. En del tekniska lösningar innebär också att de andra deltagarnas mikrofoner tystas när en person pratar, vilket kan skapa en känsla av att man pratar inför en grupp som inte lyssnar. Du som pratar behöver därför ställa frågor för att veta hur de andra mötesdeltagarna reagerat. Ställ frågor som ”Var det tydligt?”, ”Är det något mer än det jag redan sagt ni vill veta?” eller ”Vill ni att jag förtydligar något innan vi går vidare i agendan?”
3. Ta bort bakgrundsljud
Hur just den här punkten påverkar er kan skilja sig mellan olika tekniska lösningar. Det är dock inte ovanligt att bakgrundsljud plockas upp och hörs mer tydligt i distansmöten. Var därför extra noga med att undvika ljud som kan göra det svårt att höra vad som sägs, till exempel stolar som skrapar eller deltagare som småpratar med varandra. Är ni många deltagare så uppmana alla att stänga av sin mikrofon när de inte pratar.
4. Ögonkontakt
Vi är tacksamma över att vi i dessa digitala tider kan se våra möteskollegor, även när vi inte kan träffas fysiskt. Använd gärna videofunktionen för att kunna bygga relation till de andra mötesdeltagarna. Något som kan kännas ovant är hur man ska få ögonkontakt när man pratar till de andra. Det kan du lösa genom att omväxlande titta rakt in i kameran och omväxlande titta på den del av skärmen där du ser dina kollegor. Då kan de få ögonkontakt med dig, och du kan se deras respons.
Vårt tidigare blogginlägg Så leder du möten effektivt kan också ge dig tips att använda för de möten du leder på distans. Ta hand om dig och lycka till!
