Hur hanterar man som chef svåra samtal med en medarbetare? Det är en av de vanligaste frågor vi får när vi träffar ledare med personalansvar. Och ja, att genomföra samtal med en medarbetare som har samarbetsproblem, ständigt är försenad eller inte levererar, är för många den mest utmanande delen av jobbet. Därför har vi samlat vår kunskap på området på ett ställe. Tipsen hjälper dig att genomföra svåra samtal på ett bättre sätt.
1. Går svåra samtal att undvika?
Kanske skulle du som chef helst slippa hamna i situationer där du behöver genomföra svåra samtal. Men är det möjligt att undvika dem? Svaret är delvis ja och delvis nej. Nej, för att det finns en rad olika anledningar till att du kan behöva ta ett svårt samtal med en medarbetare, och en del av dessa ligger utanför din påverkan.
En viss typ av svåra samtal kan förebyggas. Till exempel genom att du som chef ger feedback på försämrade arbetsrelaterade prestationer innan det går långt att de skapat ett problem. Som chef behöver du alltså löpande ge tydlig feedback till dina medarbetare under era regelbundna avstämningar, både på sådant som fungerar bra och sådant som de behöver förbättra. Feedback ska ges på beteenden, och hur du lyckas med det kan du läsa mer om i ett av våra tidigare blogginlägg.
2. Planera vad du vill säga under samtalet
Tänk igenom i förväg vad du vill ha sagt och ungefär hur du vill säga det. Gör gärna några stödanteckningar, oavsett om du väljer att ta med dem till samtalet eller inte. Skrivandet i sig kan hjälpa till att sortera i och hitta nya formuleringar.
Det är möjligt att du själv påverkas av känslorna i mötet. Då är det bra att du har några punkter att hålla dig till, så att du kan hålla dig till sakfrågan. Mer hjälp till dina förberedelser får du i vår guide om hur du kommunicerar framgångsrikt i svåra samtal med medarbetare.
3. Ge negativ feedback
När vi tränar chefer och medarbetare i att ge konkret feedback lär vi dem samma modell för att ge positiv som för negativ feedback. Modellen är lätt att lära sig, men det kommer krävas praktisk träning för att du ska bli bekväm i att ge feedbacken. I det här blogginlägget får du en lektion i att formulera konkret negativ feedback.
4. Vanliga misstag chefer gör i svåra samtal
Det finns några vanliga misstag som chefer gör i svåra medarbetarsamtal. Ett misstag är att chefen är så obekväm att han eller hon river av samtalet snabbast möjligt. Se till att lägga in tid för medarbetaren att fundera på det som sagts och ge sina svar på det.
—
Vill du träna på att ge feedback eller genomföra medarbetarsamtal, och få feedback på hur du kan göra det bättre? Hör av dig till oss så pratar vi mer om hur vi kan hjälpa dig att utveckla ditt ledarskap.
