Föreställ dig följande scenario. Två mejl med snarlikt innehåll trillar in i din inkorg:
Mejl 1: Hej ???? Är du gullig och skickar över senaste rapporten till mig? Ingen brådska, jag vet att du har mycket att göra, men jag vore såååå tacksam och extra toppen om du kan skicka under dagen!
Mejl 2: Hej. Kan du skicka över senaste rapporten? Jag behöver den idag, återkoppla snarast.
Har du redan nu skapat dig en bild av de personer som skickat mejlen till dig? Vet du redan hur de ser ut och hur de låter när de pratar? Har du till och med för dig själv gissat på vad de sysslar med på fritiden…? I så fall är du precis som de flesta andra av oss.
Skapar du dig en bild av den du mejlar med, trots att ni inte känner varandra? Grattis! Då är du precis som de flesta andra…
Anledningar till missförstånd i mejl
Trots att vi inte vet något om hur avsändaren bakom ett mejl ser ut eller låter när den skriver mejlet, skapar vi ofta omedvetet bilder av dem för oss själva. Det här kan lika gärna hända i kontakt med kunder, leverantörer, kollegor eller chefer. Det finns flera exempel på vilka ledtrådar vi tycker oss kunna hitta för att veta mer om avsändaren:
- Specifika ord (”Härligt! Jag blir så otroligt glad av att höra detta, stort tack för att du delade med dig.”)
- Utropstecken och fetmarkeringar (”Detta ska åtgärdas NU!!!”)
- Felstavningar (”Hej, ja kan itne hittta tids rapporten vetdu va den är?”)
- Smileys (”Tusen tack 😀 😀 😀 Jag är skyldig dig en gentjänst 😉 😉 😉 ”) (Och hur är det nu igen, får man använda smileys i mejl…?)
Tolkningar är inte sanningar
Nu är det ju så att tolkningar är just tolkningar, inte objektiva sanningar. Vad avsändaren menade kan vara något helt annat än vad mottagaren uppfattade. Ibland hör vi någon säga saker som Men hur i hela världen lyckades kunden missa den informationen, jag var ju supertydlig! eller Är chefen på dåligt humör? Hon lät så himla irriterad i ett mejl jag fick i morse. Klassiska fall av missförstånd i en mejlkonversation!
Så undviker du missförstånd i mejl
Här är tre tips för att undvika missförstånd:
- Ha alltid frågan Kan det vara på ett annat sätt? redo när du läser ett mejl. Det är lätt att göra det som kallas för att läsa mellan raderna, det vill säga tolka in information eller en sinnesstämning trots att det inte uttrycks i det som skrivs. Här behöver vi vara medvetna om att min tolkning av texten är just min tolkning av texten. Jag läser in att en kund är stressad för att det är många stavfel i hennes mejl, men kan det vara på ett annat sätt? Jag utgår från att jag och Khalid ses 30 minuter innan vår gemensamma presentation, för så brukar jag göra med Lova när vi håller samma presentation, men kan Khalid ha tänkt på ett annat sätt?
- Ställ också dig själv frågan vad som är självklart för dig, men inte för mottagaren. Det kan till exempel vara förkortningar som du vet vad de betyder, var man hittar en viss information eller vad som brukar vara nästa steg i ämnet ni mejlar om. Allt som du inser är självklart för dig, men inte för mottagaren, behöver du tydligt beskriva.
- Var medveten om vilken känsla dina ord skapar hos mottagaren. Utan möjlighet att påverka mottagaren med hjälp av tonfall och kroppsspråk är dina ordval desto viktigare. Vilken känsla skapar de ord du använder?
Fler tips för ditt mejlande hittar du i vår guide 4 regler för mejl du alltid ska följa.
