Vi är många som suttit i mötesrummet och kämpat. Ventilationen surrar. Powerpointbild efter Powerpointbild. En enda fråga som upprepas i huvudet. När ska detta ta slut?
98 bilder för en 40 minuters presentation. Bild efter bild överfyllda av pytteliten text. Osammanhängande rubriker som får oss att tänka: Vänta lite nu, pratar vi fortfarande om målen för det här verksamhetsåret? Text studsar in, försvinner eller byter färg. Presentatören har uppenbarligen hittat animeringsfunktionen. Den bestående frågan när allt äntligen är över: Vad handlade det om egentligen?
Känner du igen dig? Ryser du av tanken av att behöva sitta igenom sådana presentationer igen? Och den viktigaste och jobbigaste frågan att besvara: Utsätter du dina kollegor för samma behandling?
Två vanliga misstag i presentationer
Det första stora misstaget jag märker att många gör är att se Powerpoint-bildspelet som huvudnumret under presentationen. Med den inställningen blir några flashiga bilder viktigare att förbereda än vad som ska sägas och hur vi som talare ska få publiken att vilja lyssna. Då är det också lätt att irra bort sig i animeringsfunktionens förtrollande värld.
Det andra stora misstaget många gör att är bygga sin Powerpoint som ett manus för sig själv, när den egentligen ska vara ett stöd för de som lyssnar. I värsta fall läser talaren innantill från sina 98 bilder eller påminns om innehållet av rubrikerna: Ja just det, det här skulle jag visst också säga!
Du ska aldrig bli överraskad av innehållet i din egen Powerpoint. Om du blir det kan du lösa problemet på tre sätt:
- Repa presentationen ett par gånger innan du kör den för publik,
- Anteckna några stödord på dator eller papper (eller servett, post it-lapp eller… du fattar).
- Använd Powerpoints föredragshållarvy när du presenterar.
Powerpoint på rätt sätt
Hur undviker vi att tråka ut publiken med vår Powerpoint?
Börja med att tänka igenom den grundläggande strukturen på din presentation. Bestäm på ett ungefär hur du vill inleda och avsluta, och i vilken ordning innehållet ska presenteras däremellan. Du får så klart ändra dig senare, men jag kan lova att du kommer ha en mycket tydligare röd tråd på det här sättet, än om du planlöst börjar bygga en Powerpoint innan du tänkt igenom strukturen.
När du börjar bygga din Powerpoint kan du följa de här tipsen för att göra den lätt att ta till sig för publiken:
- Undvik mycket text. Använd hellre punktlistor med få, enkla ord.
- Använd bilder, ikoner och foton för att förstärka ditt budskap visuellt.
- Skapa variation bland dina Powerpointbilder. Många bilder som liknar varandra blir tråkigt i längden.
- Hur många Powerpointbilder är lagom i en presentation? En tumregel är att dela antalet bilder med antalet minuter du ska prata. Hur ofta behöver du byta bild för att hinna visa alla? Känns det rimligt?
- Gå igenom varje bild med ett kritiskt öga. Ställ dig själv två frågor:
- Hjälper den här bilden min publik att hänga med?
- Är det lätt för ögonen att orientera sig i bilden och snabbt se det viktigaste?
Vill du undvika att dina lyssnare sitter och tänker ”När ska det här ta slut?” ska du läsa vår guide med 5 frågor som du alltid bör ställa dig redan innan du börjar bygga din Powerpoint här. Lycka till!
