”Sara, har du hört? Vi ska tydligen flytta hela verksamheten till det där trista huvudkontoret. Det är inte ens säkert att alla får plats där, sägs det.”
Sara kommer in i fikarummet 30 minuter senare. Vilt tuggandes på tre tuggummin och med en nattsvart blick rafsar hon ut en kaffekopp, och vräker ur sig:
”Jaha, det var ju kul att ni sitter här och har det trevligt. Njut medan ni kan, för snart får säkert någon av oss sparken. Eller ja, det kan lika gärna dröja. Vi blir ju aldrig informerade om vad som händer på det här bygget!”
Känner du någon som liknar Sara? Sara är en fiktiv person som får stå som exempel i det här inlägget för att belysa vad konsekvenserna kan bli när kommunikationen kring en kommande förändring inte lyckas. I texten berättar vi hur ni kan minska missnöjet över beslut och öka sannolikheten till att skapa den trivsel som behövs för att medarbetarna ska vilja stanna kvar. Men innan vi gör det ska vi återvända till Sara och hennes arbetsplats. Vi kan kalla verksamheten för Svarta molnet AB.
Svarta moln över arbetsplatsen
”Vad pratar du om Sara? Menar du centraliseringen av kundtjänsten?” säger Elena, som samtidigt inte är speciellt förvånad över att just Sara missat den här informationen. Läser hon överhuvudtaget sina mejl?
”Vänta, har du fått höra om det Elena? Jag vet ingenting! När kommer det hända? Och varför? Hur ska det ens gå till har de tänkt? Det här är ju inget som sker över en natt direkt!”. Sara börjar känna sig ännu mer upprörd. Hon får ju aldrig någon information!
Elena tycks inte vara lika orolig över förändringen som Sara. Hon säger: ”Vi har ju haft diskussioner tidigare om vad som inte funkar så bra med att ha flera lokala kontor. Ledningen berättade på mötet i morse att de beslutat att vi ska samla verksamheten på de lokala kontoren till en och samma plats. Så flytten till huvudkontoret sker väl för att det ska bli lättare att fördela arbetet mellan oss anställda, tror jag. Det sker väl tids nog.”
Vikten av att delge och förankra beslut
För Sara är det inte nödvändigt att vara med och påverka alla beslut på sin arbetsplats. Vad som däremot är viktigt för henne – och för många andra – är att få information om beslut som påverkar hennes arbetssituation. Många vill ha det för att kunna skapa sig en förståelse för varför ett beslut har tagits, vad det ska leda till och hur det påverkar den egna arbetssituationen.
Hur du som ledare kommunicerar med dina medarbetare är därför direkt avgörande för hur besluten tas emot, och vilket arbetsklimat som skapas i och med beslutet. Du kan försäkra dig om att du skapar rätt förutsättningar, och i större utsträckning undvika den oro som uppstod på Svarta molnet AB, genom att alltid informera utifrån följande fyra aspekter:
Vad
Beskriv vad det är för förändring som kommer ske. Var gärna så specifik som möjligt: ”Vi kommer genomföra en centralisering av vår kundtjänst över telefon. Det innebär att samtliga som i dagsläget tar emot kundsamtal kommer flytta från de lokala kontoren till vårt huvudkontor.”
När
Var noggrann med att få med tidsperspektivet. Implementerar ni förändringen omedelbart, inom en månad eller inom ett år? Finns det något ni inte vet tidsramen för kan det ändå vara värt att nämna: ”Vi kommer påbörja centraliseringen vid månadsskiftet och vi planerar att ha alla bitarna på plats och implementerat förändringen helt innan halvårsskiftet. Kommunikationsavdelningen kommer också flytta, men det är inte bestämt när det sker.”
Hur
Berätta det ni vet om hur kommer förändringen gå till: ”Under nästa vecka kommer vi samla alla på huvudkontoret för att ta emot önskemål och tips för en trivsam kontorsmiljö, samt vilken placering ni önskar i lokalen framöver. Under nästa månad kommer en person från varje lokalkontor flytta över till den nya kundtjänsten för att möjliggöra en smidig övergång. Vi återkommer innan veckans slut med information om vilka som flyttar först. Tredje november kommer vi…”
Varför
Kanske den viktigaste aspekten av dem alla. För att skapa förståelse kring beslutet behöver du uttryckligen förklara vad förändringen kommer innebära. Om du lyckas förmedla fördelarna med förändringen så har du vunnit mycket: ”Centraliseringen kommer innebära en tydligare struktur och arbete för oss alla. Det hjälper våra kunder att hitta rätt och skapar en tydligare bild för oss om själva. Dels kring vad vi gör bra, dels vad vi kan förbättra. Vi tror också att ansvarsfördelningen blir smidigare när vi sitter tillsammans och kan stötta varandra på ett enklare sätt.”
Hur du som ledare kommunicerar med dina medarbetare är direkt avgörande för hur besluten tas emot, och vilket arbetsklimat som skapas i och med beslutet.
Som med mycket annat är det lättare i teorin än i praktiken att implementera och kommunicera kring förändringar. Genom att följa våra råd kan du öka sannolikheten för att era framtida förändringsarbeten lyckas. Vem vet – kanske är det ditt sätt att kommunicera framöver som är avgörande för att ni behåller ett bra arbetsklimat även under osäkra tider av förändring?
Om du är nyfiken på mer läsning i ämnet att kommunicera som ledare, vad sägs om att läsa vår introduktion till coachande ledarskap? Eller vår guide för att leda på distans?
