Skapa APT av bättre kvalitet

Ledare och organisation Av

Arbetsplatsträffar, APT, är regelbundna möten där chefer och medarbetare får tillfälle att diskutera verksamheten och arbetsmiljön. Ändå kanske du som är chef känner igen dig i att det inte blir så mycket diskussion under mötena. Det är snarare du som pratar i ett högre och högre tempo för att hinna med alla informationspunkter. Så behöver det inte vara! I det här blogginlägget tipsar vi om hur du planerar och genomför dina APT på det sätt de borde genomföras – med dialog och delaktiga medarbetare.

 

Du har mycket att vinna på att fördela taltiden mellan många deltagare. Det är en viktig faktor för att skapa effektiva team.

 

Förbereda en intressant APT

  • Gör en ungefärlig tidsplan för mötet.
    Du behöver inte följa den strikt eller visa den för deltagarna om du inte vill, men det är ett bra sätt att se till att ni inte fastnar på en tidig agendapunkt och därför missar tid till en viktig diskussion i slutet av mötet.
  • Planera när du främst vill informera och när du vill fokusera på dialog.
    Det är helt okej att ha renodlade informationspunkter om det finns andra tillfällen under mötet för deltagarna att vara delaktiga. Du kan till och med markera det huvudsakliga fokuset i agendan, till exempel genom att skriva information, diskussion eller övning efter respektive rubrik. Tydligt både för dig och deltagarna!
  • Utnyttja kroppsspråk, röst och ord.
    Om du sällan eller aldrig under dina förberedelser lägger tid på att tänka igenom hur du kan använda kroppsspråk, röst eller ordval under dina möten är du långt ifrån ensam. Men oj, vilket outnyttjat område det är! Lek med tanken att du väljer att stå upp för att kunna röra dig mer fritt i rummet när du berättar om resultaten från en rapport. Chansen är stor att du är mer intressant att lyssna till än om du sitter ned helt stilla. Inför en annan agendapunkt kanske du har tänkt igenom tre korta meningar som kärnfullt sammanfattar vad ni ska lägga fokus på under det kommande halvåret. Nog är chansen större att du får fram budskapet på det sätt du vill, än om du babblar på improviserat under mötet?
Medarbetare på Welingo under en APT.

 

Definiera mötets kommunikativa spelregler

Skapa en tydlig ram för hur APT:erna ska gå till under diskussioner och frågor. Du kan behöva sätta en del av ramarna själv, men vi rekommenderar att involvera gruppen som mycket som möjligt. Några punkter som är bra att komma överens om är:

  • Är det fritt att ställa frågor när man vill?
  • Hur länge får varje deltagare ha ordet?
  • Vad avgör när det är dags att gå vidare efter en diskussion? Har till exempel alla som vill rätt att komma till tals, styrs vi av tidstillgången eller har en person mandat att sätta stopp för diskussionen?
  • Har vi några regler eller önskemål för hur vi pratar med varandra under diskussioner? Till exempel till exempel att ge varandra respons på det som sägs?

 

Läs mer: Det är dags att PowerPoint-banta (blogginlägg)

 

Uppmuntra delaktighet under en APT

Det är viktigt att du som håller i mötet får deltagarna att känna att de både vill och vågar prata. Och du har mycket att vinna på att fördela taltiden mellan många deltagare. Googles stora studie Project Aristotle listade delad taltid som en viktig faktor för att skapa effektiva team. Det finns flera sätt att göra det enklare för deltagarna att vara delaktiga under en APT:

  • Dela gruppen i flera mindre grupper.
    Det här är ett effektivt sätt att få igång diskussioner som annars kan vara trögstartade i helgrupp. Många är mer bekväma med att återge en grupps diskussioner inför övriga kollegor än att direkt behöva dela med sig av sina egna tankar.
  • Låt deltagarna resonera med sig själva först.
    Till exempel kan du introducera ett ämne och ge dem en fråga att fundera på under en kort paus. När ni är tillbaka går ni laget runt med reflektioner eller tar upp några förslag. Personer som har introverta drag brukar uppskatta den här tiden innan man förväntas dela med sig.
  • Ge respons.
    Var noggrann med att bemöta respektive inlägg i diskussionen med kommentarer som ”Vad bra att du tar upp det”, ”Tack för att du delar med dig”, eller ”Intressant tanke”.
  • Fler tips på hur du kan variera dina sätt att skapa delaktighet hittar du i blogginlägget Festligare utbildningar für alle (det är ett toppennamn på ett blogginlägg, vi vet).

 

Vill du ha ännu fler tips på hur du genomför bättre möten och presentationer? Ja men då är det bara att sätta sig till rätta! Läs till exempel vårt blogginlägg om hur du skapar effektiva möten eller vår guide om hur du förbereder din bästa presentation.

Kontakta mig

Porträttbild, Johanna Carlson, Welingo

Johanna Carlson, förändringsledare