Skapa APT av bättre kvalitet

Ledare och organisation Av

Arbetsplatsträffar, APT, är regelbundna möten där chef och medarbetare diskuterar allt som rör arbetsplatsen, både arbetsmiljö och verksamhetens utveckling. Ändå kanske du som är chef känner igen dig i att det inte blir så mycket diskussion under mötena. I det här blogginlägget tipsar vi om hur du planerar och genomför dina APT på det sätt de borde genomföras – med dialog och delaktiga medarbetare.

 

Du har mycket att vinna på att fördela taltiden mellan många deltagare. Det är en viktig faktor för att skapa framgångsrika team.

 

Förbereda för en APT med dialog

  • Gör en ungefärlig tidsplan för mötet
    Du behöver inte följa planen strikt eller visa den för deltagarna om du inte vill, men den är en bra hjälp för att ni inte ska fastna på en tidig agendapunkt och därför missar tid till en viktig diskussion i slutet av mötet.
  • Anpassa aktiviteterna till mötesformen: fysiskt, digitalt eller hybridmöte
    Träffas ni fysiskt kan du enkelt skapa nya konstellationer i varje gruppdiskussion. Vill du göra samma sak i ett digitalt möte är det smart att lägga gruppdiskussioner efter en paus, så kan du fördela deltagarna i nya digitala grupprum under pausen. I hybrida möten kan du låta gruppindelningen styras av om deltagarna är på plats fysiskt eller digitalt. Det är enkelt, men kan leda till att deltagarna pratar med samma personer varje möte. Om alla har varsin dator är det därför ofta enklast att göra om hybridmöten till digitala möten. På Welingo har vi hybridmöten i mindre grupper (cirka 5-8 personer) men låter månadsmöten där alla medarbetare deltar (cirka 20 personer) växla mellan varannan gång fysiskt och digitalt.
  • Planera när du vill informera och när du vill fokusera på dialog
    Det är helt okej att ha med några informationspunkter. Att alla får tillgång till samma information gör att alla kan diskutera ämnet utifrån rättvisa förutsättningar. Kom ändå ihåg att APT främst är ett tillfälle för dialog och diskussion, så det är otroligt viktigt att du också lägger in flera tillfällen under mötet där deltagarna har utrymme att vara delaktiga. Du kan till och med markera det huvudsakliga fokuset i agendan, till exempel genom att skriva information, diskussion eller övning efter respektive rubrik. Tydligt både för dig och deltagarna!
Medarbetare på Welingo under en APT.

 

Definiera mötets kommunikativa spelregler

Skapa en tydlig ram för hur APT:erna ska gå till under diskussioner och frågor. Du kan behöva sätta en del av ramarna själv, men vi rekommenderar att involvera gruppen som mycket som möjligt. Några punkter som är bra att komma överens om är:

  • Är det fritt att ställa frågor när man vill?
  • Hur länge får varje deltagare ha ordet?
  • Vad avgör när det är dags att gå vidare efter en diskussion? Har till exempel alla som vill rätt att komma till tals?  Styrs vi av tidstillgången eller har en person mandat att sätta stopp för diskussionen?
  • Har vi några regler eller önskemål för hur vi pratar med varandra under diskussioner? Till exempel till exempel att ge varandra respons på det som sägs?

 

Läs mer: Utvecklande gruppmöten på distans – så lyckas du (blogginlägg)

 

Uppmuntra delaktighet under en APT

Det är viktigt att du som håller i mötet får deltagarna att känna att de både vill och vågar prata. Och du har mycket att vinna på att fördela taltiden mellan många deltagare. Googles stora studie Project Aristotle listade delad taltid som en viktig faktor för att skapa framgångsrika team. Det finns flera sätt att göra det enklare för deltagarna att vara delaktiga under en APT:

  • Dela gruppen i flera mindre grupper
    Det här är ett effektivt sätt att få igång diskussioner som annars kan vara trögstartade i helgrupp. Många är mer bekväma med att återge en grupps diskussioner inför övriga kollegor, än att direkt behöva dela med sig av sina egna tankar.
  • Låt deltagarna resonera med sig själva först
    Till exempel kan du introducera ett ämne och ge dem en fråga att fundera på under en kort paus. När ni är tillbaka går ni laget runt med reflektioner eller tar upp några förslag. Personer som har introverta drag brukar uppskatta den här tiden innan man förväntas dela med sig.
  • Ge respons.
    Var noggrann med att bemöta respektive inlägg i diskussionen med kommentarer som ”Vad bra att du tar upp det”, ”Tack för att du delar med dig”, eller ”Intressant tanke”.
  • Fler tips på hur du kan variera dina sätt att skapa delaktighet hittar du i blogginlägget Festligare utbildningar für alle (det är ett toppennamn på ett blogginlägg, vi vet).

 

Vill du ha ännu fler tips på hur du genomför bättre möten och presentationer? Ja men då är det bara att sätta sig till rätta! Läs till exempel vårt blogginlägg om hur du skapar effektiva möten eller vår guide om hur du förbereder din bästa presentation.

Kontakta mig

Porträttbild, Johanna Carlson, Welingo

Johanna Carlson, förändringsledare