”Vi måste ha en feedbackkultur – det ska vara naturligt att ge varandra feedback.” Känner du igen dig i tankegångarna? Målet är tydligt – en vardag där medarbetare och chefer ger feedback till varandra utan att det ses som något ovanligt. Vägen dit upplevs ofta mindre tydlig. Vad gör man om man idag står långt ifrån målbilden? I det här blogginlägget hjälper vi er med några konkreta förslag på hur ni börjar bygga en utvecklande feedbackkultur.
Definiera: vad innebär en feedbackkultur hos er?
Snacka ihop er om vad en feedbackkultur innebär hos er mer konkret. Ett sätt att ta komma igång är en workshop där ni föreställer er en framtid där ni har en bra närvaro av feedback. Vad är det som händer på arbetsplatsen? Vad ser och hör ni?
Utifrån det som kommer fram under workshopen kommer ni överens om (och dokumenterar!) er definition av vad begreppet innebär hos just er. Ni kanske till exempel tycker att några av följande punkter ska vara med i beskrivningen:
- Alla har tillåtelse att ge varandra feedback.
- Vi ger varandra både positiv och konstruktiv feedback.
- Vi ber om att själva få feedback.
- Vi reflekterar över varför vi vill ge feedback innan vi levererar feedbacken eftersom det ökar chansen att vi för fram den på ett bra sätt.
- Agendapunkten ”Reflektioner kring senaste temperaturmätningen” finns alltid med på våra gruppmöten.
- Korta, individuella avstämningsmöten sker varje vecka mellan medarbetare och chef för att det ska vara enkelt med regelbunden feedback.
Ni kan göra er beredda på en sak – ni kommer antagligen känna er töntiga.
Träna på att ge och få feedback
Utifrån personliga egenskaper och erfarenheter kan man känna sig mer eller mindre bekväm i att ge och få feedback. Oavsett utgångsposition blir dock alla bättre på det med träning. Träna på så många som möjligt av de situationer som utgör en feedbackkultur, till exempel att ta emot feedback, be om feedback, ge feedback till en kollega, till en chef, till en leverantör… Målet är att det någon gång ska kännas naturligt för er att ge feedback i vardagen. Innan ni kommit dit kan ni dock behöva vara mer formella och återkommande lägga in tillfällen där ni får träna på att formulera er.
Ni kan göra er beredda på en sak – vid något tillfälle när ni tränar kommer ni antagligen känna er töntiga. Många är oroliga över att det ska kännas konstlat att börja ge feedback, och undviker därför att testa. Men det är med feedback precis som med att börja cykla – det som känns ovant och osäkert i början utvecklas med tiden till att ske av bara farten.
Följ utvecklingen löpande
Många känner igen sig i att ha varit på en arbetsplats där planer dras igång med buller och bång, för att sedan märkas av allt mindre. Visst blir man rätt osugen på att lägga sin tid och energi på sådana projekt? För att undvika att er feedbackkultur möter samma öde är det därför viktigt att ni både fortsätter genomföra aktiviteter där ni får träna på att bli bättre på att ge och ta feedback och att ni återkommande berättar hur det går. Till exempel kan ni:
- Prata om vilka feedbackaktiviteter ni genomfört och vilka som kommer framåt.
- Lägga in återkommande tid för reflektion där medarbetare får lyfta sina tankar kring hur vad de själva märker för utveckling.
- Ta upp resultat från era temperaturmätningar av hur medarbetarna upplever sin arbetssituation. Har någon av staplarna förbättrats tack vare ert arbete med feedback?
- (Och om ni inte regelbundet gör temperaturmätningar – gör en anonym undersökning som visar hur medarbetarna ser på sin förmåga att ge och ta feedback innan ni börjar arbetet med att bygga er feedbackkultur. Då kan ni göra likadana undersökningar efter att en tid har passerat. Det är ett väldigt konkret sätt att se utvecklingen.)
Ni ska inte censurera utvecklingen och bara prata om det som funkar bra. Har ni till exempel inte fått lika bra resultat i temperaturmätningarna som ni hoppats på – lyft upp det! Fyll på med en beskrivning av hur ni planerar att förbättra resultatet till nästa gång, eller diskutera med medarbetarna vad de tycker behövs för att ni ska bli bättre.
Läs mer: Så tar du emot feedback snyggt
Premiera beteenden som tar er närmare målet om en feedbackkultur
En person som agerar på ett sätt som tar er närmare målet om en närvarande feedbackkultur ska bli uppmärksammad. Inom beteendeforskning pratar man nämligen om att det som avgör om en person kommer fortsätta med ett önskat beteende bara i liten mån beror på vad som händer innan beteendet (”Kom ihåg att ge varandra positiv feedback när ni får tillfälle!”). Till största del avgörs det utifrån vilken respons man får efter beteendet.
Det betyder alltså att om Adnan ger feedback till sin kollega Stina, och en annan kollega eller chef uppmärksammar det (”Snyggt att du gav feedback efter mötet!”) är chansen större att han ger feedback till sina kollegor vid fler tillfällen.
—
Känner du fortfarande att det är ett väl stort projekt att bygga en feedbackkultur på egen hand? Fyll i formuläret nedan för att prata vidare om hur vi kan hjälpa till.
