Behöver man träna på att ge positiv feedback? För de allra flesta är svaret ja. Det är nämligen vanligt att man snarare ger beröm än positiv feedback om man inte är medveten om skillnaden mellan de två. I det här inlägget reder vi ut vad du har att vinna på att ge positiv feedback, och hjälper dig med formuleringarna. (Och håll i dig – det här är ett av våra längre blogginlägg. Det var mycket vi ville få med.)
Skillnaden mellan beröm och positiv feedback
Området feedback innehåller begrepp som ibland används synonymt, ibland med olika betydelser. Skillnaden mellan beröm och positiv feedback är därför inte alltid helt tydlig. Vi brukar skilja dem åt genom att beskriva positiv feedback som en fördjupad version av beröm. Beröm är en kortfattad, uppmuntrande kommentar i stil med ”Vilken fin tröja!” eller ”Du är verkligen duktig på att skriva mejl!”. Positiv feedback beskriver mer konkret vad som var bra och vilken effekt det gett.
Berömmet ”Du är verkligen duktig på att skriva mejl!” kan vi göra om till positiv feedback, till exempel så här:
- ”Jag gillar att du alltid har tydliga mellanrubriker i dina mejl, det är så lätt att snabbt hitta det jag letar efter i långa mejl.”
- ”Det är så enkelt att läsa dina mejl med bra flyt, det märks att du varierat meningslängden.”
(Vi vet att en del formuleringar låter väl formella i text – låt inte det avskräcka dig. Använd ordval som känns rätt för dig om du ger feedbacken muntligt.)
Feedback på beteenden
Feedback ska rikta in sig på en persons beteenden eftersom beteenden kan upprepas. Läs exemplen ovanför igen, där vi gjorde om beröm till positiv feedback. Nog är det större chans att mottagaren fortsätter använda mellanrubriker och varierad meningslängd när hen får feedback på just det, än om vi skulle stannat vid beröm?
Läs också: Feedback på beteende – vad är det?
Använd vår modell för konkret feedback
Det finns flera modeller som beskriver hur man ger feedback på ett bra sätt. Det är kanske inte helt oväntat att vi på Welingo är väldigt förtjusta i den modell vi själva brukar använda…!
Vår feedbackmodell består av tre steg. Får du med alla steg kan du vara säker på att du levererar konkret feedback. De tre stegen är vad, exempel och varför.
- Vad: beskriv (kort) vad det är du vill ge positiv feedback på.
- Exempel: ge ett mer konkret exempel som tydliggör vad du menar.
- Varför: berätta vilken positiv effekt du tycker personens beteende har.
Vi fortsätter använda exemplet där vi ger positiv feedback på en persons välskrivna mejl. Då kan vi formulera feedbacken så här:
- Vad: ”Jag gillar verkligen hur du skriver dina mejl.”
- Exempel: ”Det här med att du använder mellanrubriker i långa mejl…”
- Varför: ”… gör det så enkelt att snabbt hitta det jag letar efter.”
Du kan ändra ordningen
Den uppmärksamma läsaren har redan lagt märke till en sak. Den positiva feedback vi precis ställde upp enligt modellen ser inte precis likadan ut som när vi använde samma exempel under rubriken Skillnaden mellan beröm och positiv feedback. Det stämmer! De tre delarna från modellen kommer i en annan ordning:
- ”Jag gillar att du alltid har tydliga mellanrubriker (exempel) i dina mejl (vad), det är så lätt att snabbt hitta det jag letar efter i långa mejl (varför).”
Det viktiga är att alla tre delar finns med i feedbacken. I vilken ordning de kommer är mindre viktigt. Ett tips är att ställer upp feedbacken på samma sätt som i den numrerade punktlistan när du börjar träna på att använda modellen. Det hjälper dig att se att du fått med alla delar.
Ge positiv feedback oftare än du ger konstruktiv feedback
När du ger positiv feedback visar du att du ser personen som får feedbacken. Du ser vad personen gör, uppskattar det och tar dig tiden att berätta det. Det bygger relation mellan er. Det gör att du kan ge konstruktiv feedback när något behöver förbättras, och mottagaren vet att du inte säger det för att peka ut fel utan för att du vill väl.
Av den anledningen ska du ge feedback oftare än du ger konstruktiv feedback. Gillar du att förhålla dig till siffror kan du tänka att du ger positiv feedback 5–7 gånger för varje gång du ger konstruktiv feedback. Tycker du att det krånglar till det att räkna hur mycket positiv feedback du gett – tänk helt enkelt bara att du ska ge mycket mer positiv än konstruktiv feedback!
Och nu då?
Om du tänker ”Det är lätt för dem att skriva en text om hur man ger konkret feedback. Svårare för mig som ska ge den på riktigt!” så har du helt rätt. Kunskap som är enkel i teorin kräver ofta praktisk träning. Därför genomför vi inte bara utbildningar. Vi tränar också individuellt med chefer och medarbetare, så att de känner att förmågan att ge konkret feedback bit för bit flyttar in i ryggraden. Hör av dig i formuläret nedan om du vill veta mer om hur vi jobbar med feedbackträning.
