När vi tränar chefer och medarbetare i att ge konkret feedback lär vi dem samma modell för att ge positiv som för negativ feedback (eller konstruktiv feedback, som är begreppet vi använder). Modellen är lätt att lära sig, men de flesta tycker att det kräver mer praktisk träning för att bli bekväm i att ge negativ feedback. I det här blogginlägget får du en lektion i att formulera konkret negativ feedback.
Formuleringarna ska hjälpa mottagaren att bli bättre i framtiden, snarare än att lyfta fram brister.
Är det skillnad på konstruktiv och negativ feedback?
Det korta svaret är nej. (Så är du nöjd med det kan du hoppa vidare till nästa rubrik.) Det finns ingen tydlig skillnad på negativ feedback och konstruktiv feedback, men det finns olika uppfattningar om vilket som är det bästa sättet att formulera sin negativa eller konstruktiva feedback. Du kan alltså hitta två texter som båda använder begreppet negativ feedback, men där du får olika förslag på hur du ska formulera den.
Vi på Welingo använder begreppet konstruktiv feedback eftersom det underlättar för avsändaren att komma ihåg att formuleringarna ska hjälpa mottagaren att bli bättre i framtiden, snarare än att lyfta fram brister. Begreppen konstruktiv kritik eller negativ kritik kan också användas, men speciellt det sistnämnda är ovanligt bland personer som jobbar med feedback.
Vår modell för feedback: vad, exempel, varför
När vi tränar chefer och medarbetare i hur de ger konkret feedback lär vi dem samma modell för att ge positiv feedback som för att ge konstruktiv feedback. Den är enkel att lära sig, men ju mer du tränar desto säkrare kommer du så klart känna dig.
Vår feedbackmodell består av tre steg. Får du med allra steg kan du vara säker på att du levererar konkret feedback. De tre stegen är vad, exempel och varför:
- Vad: beskriv kort vad det är du vill ge konstruktiv feedback på.
- Exempel: ge ett mer konkret exempel på vad du menar och vad du vill se för ändring.
- Varför: berätta vilken effekt det skulle få om personen gjorde förändringen.
Om du vill ge konstruktiv feedback på hur en mötesledare genomför veckomöten kan du formulera feedbacken så här:
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
- Exempel: ”Oftast är det först i slutet av mötet som vi får tid att diskutera våra tankar. Om du skulle lägga in några minuters reflektion efter varje stor agendapunkt…”
- Varför: ”… skulle jag känna att jag var mer alert under hela mötet.”
Ställ frågor
Ett tips som deltagare på våra ledarskapsutbildningar (där vi så klart pratar en hel del feedback) snabbt brukar testa är att väva in frågor i sin konstruktiva feedback. Är man ny till det här rådet brukar steget varför vara ett bra ställe att börja. Då formulerar du vad och exempel som påståenden, och varför som en fråga:
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
- Exempel: ”Oftast är det först i slutet av mötet som vi får tid att diskutera våra tankar. Om du skulle lägga in några minuters reflektion efter varje stor agendapunkt…”
- Varför: ”… vad tror du att det skulle bli för skillnad jämfört med idag?”
Vill du istället byta ut steget exempel till en fråga kan det låta så här:
- Vad: ”Jag tycker veckomötena kan bli mer delaktiga för oss som är med.”
- Exempel: ”Har du själva några tankar kring hur du skulle göra det?” (Här får du vara beredd på att mottagaren kommer med ett annat förslag än det du själv tänkt. Välj om du tycker att det räcker med det förslaget eller om du vill addera ditt eget förslag.)
- Varför: ” Då skulle jag känna att jag var mer alert under hela mötet.”
En situation som involverar konstruktiv feedback, till exempel ett svårt samtal med en medarbetare, kan lätt kännas formell. Deltagare på våra ledarskapsutbildningar brukar göra reflektionen att när de testar att bjuda in mottagaren på det här sättet känns det lite enklare att ge konstruktiv feedback.
—
Om du inte känner dig fullärd än är den känslan fullt rimlig. Det krävs mer än ett blogginlägg på 4000 tecken för att känna sig trygg i att ge konstruktiv feedback. Så låt oss träna vidare! Hör av dig via formuläret så pratar vi mer om hur vi kan utbilda dig (och dina kollegor…?).
