Jaha. Precis när vi hade lärt oss hur man genomför kreativa och utvecklande möten på distans så är det dags för nästa mötesform: hybridmöten. Några vill fortsätta jobba från det nya huset på landet, andra hängde på låset för att få återgå kontorets snack i korridoren och underbara höj-och-sänkbara skrivbord (ett riktigt alltså, inte strykbrädevarianten). Hur kan vi fortsätta jobba med att utveckla oss som grupp i möten med energi och struktur, men utan känsla av att det finns två lag? Vårt förslag: testa någon av aktiviteterna i det här blogginlägget! De funkar alla bra även i helt digitala och helt fysiska möten, men här beskriver vi hur du genomför dem i hybridmöten.
Feedback i par
Ofta är det enkla bra. Att ge varandra feedback är en enkel övning som passar i många sammanhang. (Även om många av oss säkert känner att vi, med handen på hjärtat, skulle kunna göra mer av den varan.) Du som leder aktiviteten kan ge deltagarna några ramar för att hjälpa deltagarna att komma i gång:
- Ta 10 minuter för dig själv till att i skrift formulera feedbacken till din kollega. Det underlättar att få fram det du vill när du ska leverera feedbacken.
- Tänk på något kollegan gjort de senaste veckorna som du uppskattat.
- Beskriv kort den eller de situationer där du märkt att kollegan gjort detta.
- Sätt ord på varför du uppskattade det
Genomför gärna den här övningen i par, så att en person ger feedback till samma person denne också får feedback från. Ett enkelt sätt att dela in gruppen är att läsa upp namnen eller visa dem på en powerpointbild parvis. Den första personen i paret ansvarar för att ta kontakt med sin feedbackpartner. Det spelar då ingen roll om de båda sitter på samma fysiska plats eller inte. Varje par bestämmer själva om de träffas över videomöte, fysiskt eller i telefon.
Är ni ovana att ge varandra feedback kan ni välja att endast ge varandra positiv feedback. (Positiv feedback innebär att lyfta fram något som en person gjort bra.) Det ökar chansen att personen upprepar beteendet vid flera tillfällen, vilket både stärker personen och gynnar gruppen. Fler positiva beteenden från fler individer = mer framgångsrik grupp som helhet!
Gruppens bidrag och mitt bidrag
Den här övningen är enkel att genomföra under ett hybridmöte eftersom den består av enskilt arbete följt av en strukturerad talarrunda. Övningen genomförs i följande steg:
- Varje deltagare får anteckna sina svar på två frågor:
- Vilka tre saker, om alla gjorde dem, skulle leda till ett bättre samarbete inom gruppen?
- Vad är det viktigaste du själv kan göra för att bidra till ett bättre samarbete inom gruppen?
- Ni samlas hela gruppen och varje deltagare får i tur och ordning berätta vad denne skrivit.
- Låt alla deltagare ge sina svar utan att släppa in frågor och reflektioner. Då får alla samma uppmärksamhet när de läser upp sina svar.
- Efter att alla fått säga sitt kan ni gärna ge utrymme för reflektioner. Var noggrann med en tydlig struktur. Både deltagare på plats i samma rum och på distans ska känna att de delta på samma villkor. Handuppräckning, talarlista och stopp för allt småprat mellan ett fåtal deltagare som sitter i samma rum är några enkla och rättvisa regler.
En eller flera utvalda personer bör ges ansvar för att ta hand om resultatet av övningen. Det kan till exempel innebära att genomföra workshops vid senare tillfällen där ni konkretiserar några av förslagen. Ett exempel: flera deltagare uttryckte att det skulle skapa mindre irritation i gruppen om ni blev bättre på att berätta när ni går på lunch och rast. Ni genomför därför en workshop där ni skapar en lista över hur och i vilka situationer ni ska meddela varandra er frånvaro.
Det är värt att poängtera att när vi föreslår den här övningen förutsätter vi en normalt fungerande arbetsgrupp. Om ni har stora konflikter inom gruppen rekommenderar vi att ta hjälp med att reda ut vad som är bäst för just er först.
Vad blir effekten av att Liv tycker att det är viktigt att alltid svara snabbt på mejl från kollegor, medan Ludvig tycker att den som vill ha snabba svar får ringa i stället? Antagligen att det då och då uppstår viss irritation mellan de två kollegorna.
Rangordna och diskutera
Vårt tredje och sista förslag till grupputvecklande övning som funkar i hybridmöten är att rangordna till exempel påståenden, värdeord eller gemensamma arbetsuppgifter efter hur viktiga respektive medarbetare tycker att de är. Syftet med den här övningen är att prata öppet om sådant som annars kan skapa irritation. För vad blir till exempel effekten av att Liv tycker att det är viktigt att alltid svara snabbt på mejl från kollegor, medan Ludvig tycker att den som vill ha snabba svar får ringa i stället? Antagligen att det då och då uppstår viss irritation mellan de två kollegorna.
Den här övningen görs med fördel i mindre grupper (cirka 3–5 personer). Det ger alla utrymme att föra fram sina åsikter. Förbered deltagare som sitter i samma fysiska rum på att de behöver kunna ansluta själva, så att gruppindelningen blir rätt på ett enkelt sätt. De behöver inte ha en varsin dator, den app ni använder för ert videomötesverktyg och ett par hörlurar räcker fint. Se också till att det finns utrymme för att sprida ut er så att ljudnivån känns schysst för alla.
Ge varje grupp ansvar för att i punktform dela med sig av 3-5 slutsatser eller reflektioner med resten av gruppen när ni avslutar gemensamt.
—
Som du kanske märker kräver hybridmöten inte alltid helt nya övningar. Vi behöver snarare anpassa de övningar vi redan gillar. Och kom ihåg: ert hundrade digitala möte var säkerligen långt bättre än ert första digitala möte. Ni utvecklades för att ni testade, tränade och finjusterade era mötesformer. Samma sak gäller för era kommande hybridmöten. Lycka till och hör av dig om du vill prata vidare!
